Важливі питання з ділового українського спілкування

Важливі питання з ділового українського спілкування

Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля

Інститут післядипломної освіти і дистанційного навчання

Сєвєродонецьке відділення

Контрольна робота

з дисципліни:"Українська мова професійного спілкування"

Варіант №20

Важливі питання з ділового українського спілкування

Виконав: студент групи УФЗ-103

Спеціальності фінанси та кредит

Пчелінцева О.М

Перевірив: Курінна І.М.

Сєвєродонецьк,2010 р.

Документи, їх різновиди. Дати характеристику одному з довідково-інформаційних документів

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють види документів, що наведені у таблиці 1.1

Таблиця 1.1 - Різновиди документів

Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, а користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту.

У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції. Класифікація документів за призначенням і найменуванням наведені у таблиці 1.2

Таблиця 1.2 - Класифікація документів за призначенням і найменуванням

Протокол -- це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій -- усі члени президії.

Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали -- тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладу виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати всі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення.

Протокол має такі реквізити:

1) назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2) порядковий номер протоколу;

3) назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

4) назву установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5) дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 --12 осіб, то вказують усіх присутніх;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання - важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.

Назву виду документа (ПРОТОКОЛ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова «Присутні» зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну їх кількість. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо -- членів колегіального органу, окремо -- запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: «Присутні 150 чол.». Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання -- перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: «Розглядання звіту за 2007 р.».Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали -- виступили --- вирішили (постановили).

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступи у розділі «СЛУХАЛИ» не записують, а після прізвища доповідача зазначають «Текст доповіді додано».

У розділі «ВИСТУПИЛИ» особливу увагу звертають на ті виступи, де було виявлено незгоду з положеннями доповіді і особливу думку особи, що виступала. Запис виступів і доповідей не обов'язково фіксують слово в слово. Іноді це може бути короткий звіт про неї.

Питання до доповідача і тих, хто виступає, а також їхні відповіді заносять у протокол за мірою виступів згідно з такою формою:

В. Л. Сидоренко -- Коли було завершено ремонт цеху?

О. В. Василенко -- у другій декаді серпня 2007 р.

Слову «УХВАЛИЛИ» у протоколах сесій Рад народних депутатів і їх виконавчих комітетів відповідає слово «ВИРІШИЛИ».

Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт друкують з абзацу. Якщо рішенням або одним з його пунктів затверджується будь-який документ, то останній додають до протоколу. Стиль протокольних рішень -- розпорядчий, лаконічний, такий, що не допускає подвійного тлумачення.Якщо одне з питань порядку денного не розглядали на цьому засіданні, це фіксують у протоколі.

Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Дата засідання ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06.96. Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу (10-13. 04. 2000; 29. 05.- 03. 06. 2000; 28. 12. 98 - 04. 01. 99).

Протокол повинен мати індекс (номер), який, як правило, є порядковим номером засідання постійно діючого колегіального органу. Протоколи спільних засідань мають номер, що складається з порядкових номерів протоколів установ, які беруть участь у засіданні. Як правило, їх нумерують у межах року або строку повноважень колегіального органу.

Місце складання або видання розташовується у верхній частині сторінки зліва, містить назву міста чи населеного пункту.

Гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню). Розташовується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.

Підписи розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді - зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени комісій.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стеноргафували. Стенограма додається».

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому -- результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: І. За Васшишина Ю. Г. -- 50 голосів, проти -- 0, утримався -- І.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма -- витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» -- назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Написати з великої чи з малої літери подані слова й словосполучення

(у)спення (б)ожої (м)атері, (д)ень (п)рацівників (н)аф тової та (г)азової (п)ромисловості, (в)осьме (б)ерезня, (н)о белівська (п)ремія, (ш)евченківська (с)ти пендія, (н)ароди (п)івночі, (б)агаліївські (ч)итання, (б)уковина, (ф)ранківські (т)радиції, (є)вропейське (е)кономічне (т)о вариство, (е)зопівська (м)ова, (д)епутат (в)ерховної (р)ади, (б)ухта (з)олотий (р)іг.

Успення Божої Матері, День працівників нафтової та газової промисловості, Восьме березня, Нобелівська премія, Шевченківська стипендія, народи Півночі, Багаліївські читання, Буковина, франківські традиції, Європейське Економічне Товариство, езопівська мова, депутат Верховної Ради, бухта Золотий Ріг(бухта «Золотий Ріг».

Записати подані словосполучення буквами, уставивши, де потрібно, пропущені букви. Скорочення розшифрувати

531 студент... присутн.. , 3 важлив... закон..., у 4 розбит... вікна, за півтор... місяц..., 4 тиж...н..., від 78-х депутат..., 67міл...нам т, 2 конкретн... план..., 5 ? г, через півтор... р., 84 стільц..., 56-ма грн, до 2-х із половиною га, на півтор... раз... .

П'ятсот тридцять один студент присутній , три важливі закони, у чотири розбитих вікна, за півтора місяця, чотири тижні(четвертий тиждень) , від сімдесят вісьми депутатів, шістдесяти семи мільйонам тон, два конкретні плани, п'ять цілих одна друга грама (п'ять цілих п'ять десятих грама) , через півтора року, вісімдесят чотири стільці, п'ятдесяти шістьма гривнями, до двох із половиною гектарів, на півтора рази.

Добрати українські відповідники до поданих фразеологізмів та перифраз. Із будь-якими двома скласти речення

Глядеть в оба; вступить на престол; без всякого сомне ния; достойно внимания; валять дурака; краеугольный камень; не играет существенной роли; короткие отношения.

В чотири ока; вступити на престол; чорним по білому написано(ясно, виразно, зрозуміло) ; як слід(добре, як потрібно); клеїти дурня; наріжний камінь; не має суттєвого значення (не істотно); дати спокій.

Мій товариш полюбляє клеїти дурня. Ту інформацію, яку я отримала не мала суттєвого значення.

Виправити помилки та відредагувати подані словосполучення

Потерпіти неудачу; здавати екзамени; згідно плану; ріши тися на вчинок; п'ятидесятилітній відвідувач; глянув з-під лоба; бібліотека ім. В. Короленко; захоплюючій фильм; багаточисельні порушення, річ йдеться про...; бувший діректор клуба; два щільно зв'язані випадка; згідно постанові; трьохколісний трактор.

Зазнати поразку; складати екзамени; згідно з планом; спромогтися на вчинок; п'ятдесятилітній відвідувач; глянувподивитися з-під лоба; бібліотека ім. В.Г. Короленка; захоплюючий фільм; ; чисельні порушення, мова йдеться про; колишній директор клубу; два щільно пов'язані випадки; згідно з постановою; трьохколісний велосипед (трьохколесний трактор2)

Написати зразок листа -- претензії

Шановні ВАТ «Лисичанська Сода»!

У поставленій вами партії товару, відвантаженого у вагоні №3 за залізничною накладною №56 в рахунок контракту №1564 від 29 серпня 2010р. , оплаченої нами за вашим рахунком №156 до інкасо №148 виявлено дефекти виробничого характеру:

1.Упаковка продукції не відповідає зазначеним умовам договору .

2.Якість отриманої продукції не відповідає умовам договору .

3. Продукція була отримана з порушенням строку умов договору .

Кількість неякісних одиниць у партії 100 тис. од.

Враховуючи вище зазначене, змушені попередити вас , що сума 196780 гривень буде вирахувана з 6 % залишку за контрактом №1564 .

До листа додаємо акт експертизи.

З повагою

(підпис)

Шановні панове!

Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від 11.05.2007 термін постачання. У зв'язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завданні нам збитки і просимо терміново оплатити його.

З повагою, директор М - 47 ТОВ «ЕКО» Сенченко В.А.

Список використаної літератури

1. Бибик С. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - 2-е вид., випр. і допов. - К., 1997.

2. Бурячок А. та інш. Довідник з українського правопису. - 3-е вид. - К., 1984.

3. Бурячок А. Универсальный русско-украинский словарь. - К., 2000.

4. Великий тлумачний словник сучасної української мови. - К., 2001.

5. Зубков М. Російсько-український, українсько-російський словник. - Х., 2001.

6. Зубков М. Сучасний український правопис. Комплексний довідник. - 6-те видання. - Х., 2002.

7. Коваль А. Культура ділового спілкування. - К., 1982.

8. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови. -- Львів: Світ, 1996.8. Культура української мови / За ред. В. Русанівського. - К., 1990.

9.Культура мови на щодень. -- К.: Довіра, 2000.

10. Культура української мови: Довідник. -- К.: Либідь, 1990.

11. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. -- К.: Техніка, 1992

12. Наконечна Г. Українська науково-технічна термінологія. - Л., 1999.

13. Новий тлумачний словник української мови. - У 4 т. / Укладачі: В.Яременко, О.Сліпушко.- К., 1998.

14. Пилинський М. М. Мовна норма і стиль.-- К.: Наук, думка, 1976.

15. Пономарів О. Д Культура слова: Мовностилістичні поради. - К.: Либідь, 1999.

16. Пономарів О. Д Стилістика сучасної української мови. - Тернопіль: Навч. книга-Богдан, 2000

17. Український правопис / АН України. Ін-т мовознавства ім. О. Потебні; Ін-т укр.. мови. - К., 2000.

18. Шевчук С. Українське ділове мовлення. - К., 2000.

19. Ющук І. Практичний довідник з української мови. - К., 2000.