Планування та підготовка ділових поїздок
Планування та підготовка ділових поїздок
Зміст
Вступ
1.
Планування та підготовка ділових поїздок
1.1 Питання,
на які треба звернути увагу при підготовці поїздки
1.2 Багаж,
який полегшить вашу поїздку
2.
Етикет у дорозі
2.1 Що
робити, коли в дорозі виникають проблеми?
3.
Готуємося до відрядження за кордон
4.
Вдале завершення ділової поїздки
5. У
вас у гостях діловий партнер-співвітчизник
6. Як
вдало прийняти зарубіжного гостя
Висновок
Література
Вступ
Тема курсової роботи «Ділові поїздки» з дисципліни «Діловий
етикет».
Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена.
Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не
була причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед від'їздом ви
повинні мати відповіді на такі питання:
1.
Чому я їду?
Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження.
Завдання, поставлені перед вами, мають бути відомі також тим особам, які
зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння
очікуваних результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено,
зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у свою чергу, безумовно,
стане запорукою ефективного використання робочого часу.
2.3
ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки?
"Звалитися
на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без
попередження, — відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і
швидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже доклавши певних
зусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, що
потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери
вимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а також
максимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його
найзручнішим для господарів.
3.Що мені необхідно взяти з собою?
Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей
під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати
необхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі таке
питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали,
але й перевірити, наскільки вони готові.
4. Яким буде наступний після поїздки крок?
Ваше відрядження може бути лише одним кроком по довгій
дорозі, якою прямує ваша фірма/компанія до поставлених цілей. Якщо ви будете
знати кінцеву мету, вам буде легше уникнути зупинок та обходів.
Куди б не була ваша ділова поїздка — у місто, до якого можна
дістатися за 20 хвилин, чи на Гаваї, кожну хвилину вашого відрядження ви
представляєте свою компанію, і тому ваша поведінка, поводження мають величезне
значення. До того ж, чим більше часу ви проводите у поїздках, за межами офісу,
тим більше ви демонструєте і підтверджуєте свою здатність самостійно виконувати
поставлені завдання, приймати необхідні рішення та робити логічні висновки.
Мета
роботи – відповісти на ці питання.
1. Планування та підготовка ділових поїздок
Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато
їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є
самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.
Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся
максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного
ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових
умов, людей та оточення.
Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно
визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до
замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а
вартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.
Зробивши це, приступайте до складання списку інформації,
необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку
мають бути:
- Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу;
час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні
номери.
- Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва
агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.
- Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса,
телефонні номери, а також номер вашого замовлення.
- Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей
(якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).
- Ім'я господаря (імена господарів), номери його (їхніх)
телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).
- Інформація щодо організації харчування (за наявності
такої).
- Заплановані вечірні світські заходи.
- Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місце
відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.
Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте
своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу — комусь із членів вашої сім'ї
або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у
будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах
(затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).
1.1 Питання, на які треба звернути увагу при підготовці
поїздки
- При підготовці своєї поїздки не забувайте про можливу
різницю у часі і з її урахуванням вказуйте час у списку необхідної інформації.
При нетривалій поїздці різниця у часі може бути не такою помітною. Не
виключено, що ви зможете досить легко прилаштуватися й організувати свій
робочий графік без переведення "внутрішнього годинника" на новий
режим. Наприклад, у тому випадку, коли різниця в часі "з'їла" кілька
робочих годин, ви можете наздогнати час, якщо проведете необхідну зустріч під
час робочого сніданку, який збігатиметься J вашими звичними годинами
перебування в офісі. Якщо ж на новому місці ви "отримали" додаткові
години, вам вдасться продовжити робочий день, домовившись про ще одну, не
заплановану раніше, зустріч. При цьому ви все одно зможете повернутися у готель
для вечері.
При тривалих поїздках намагайтеся приїхати за день-два
наперед для того, щоб мати змогу адаптуватися до змін у часі.
-
Плануючи свою поїздку, корисно переговорити з колегами з вашої фірми, які вже
були у подібному відрядженні, і отримати від них рекомендації та поради.
Задавайте їм усі можливі (і неможливі) питання, чим більше ви дізнаєтесь до
початку подорожі, тим легшою вона буде. Такими запитаннями можуть бути: чи
довгий перехід від одного входу до іншого в аеропорту, де ви матимете
пересадку? Чи є якась особлива, необхідна вам інформація про місто, регіон,
куди ви їдете? Які поради можуть вам дати колеги щодо правильної, відповідної
поведінки з особами, які працюватимуть з вами? Які правила щодо одягу існують в
компанії, куди ви їдете?
- Завжди враховуйте можливі затримки, зміни у ваших планах.
Літак (чи поїзд) може запізнитися, замовлений автомобіль може прийти невчасно.
Дуже важливо прорахувати, передбачити небажані ситуації, що можуть виникнути
під час відрядження, та мати альтернативний варіант дій. Завжди майте при собі
контактний телефон вашого ділового партнера, його фірми. Готуючись до польоту,
не забудьте на всякий випадок покласти у ваш ручний багаж додаткову готівку та
зміну одягу.
- Підтверджуючи ваше замовлення номера у готелі, запитайте
про можливість попереднього резервування місць у ресторані на всі важливі ланчі
та обіди, на які ви плануєте запросити ваших партнерів чи клієнтів. Вибирайте
готель, розташований недалеко від компанії, фірми, установи, до якої ви
приїхали, а не поблизу аеропорту.
Якщо ви плануєте використовувати готель як свій тимчасовий
офіс, перед тим, як робити замовлення, з'ясуйте, чи наявні підходящі номери:
вам необхідно мати як мінімум двокімнатний номер. Цей аспект набирає особливо
важливого значення у тому випадку, коли ви маєте намір проводити зустрічі у
готелі.
У разі відсутності належних, необхідного розміру та
планування номерів, вам, можливо, доведеться використати для проведення бесід
як своєрідний, "сурогатний" офіс кав'ярню чи хол готелю, що,
звичайно, буде менш зручним та ефективним. Запитайте про наявність у готелі
бізнес-центру або невеликого залу для переговорів, такий варіант був би для вас
найбільш підходящим і задовольняючим необхідні умови.
Ніколи не плануйте проведення ділових зустрічей у своєму
номері, якщо він однокімнатний: у кращому випадку це може викликати відчуття
дискомфорту у присутніх, у гіршому — вас можуть звинуватити у намірах, яких ви
не мали.
- Переконайтеся, що ви маєте усі матеріали, необхідні вам під
час відрядження. Складіть список таких документів та зберіть їх в окремий файл,
папку або портфель.
- Потурбуйтеся про те, щоб під час поїздки ваша основна
робота не стояла на місці, а, за можливості, виконувалася іншими
співробітниками. Якщо ваші обов'язки тимчасово будуть передані комусь із колег,
надайте цій особі максимально широку інформацію про ваш проект. Це, безумовно,
допоможе цьому співробітнику при виконанні додаткової роботи і ще раз
підтвердить вашу репутацію як справжнього професіонала, який думає про колег та
інтереси справи.
- Перед від'їздом подумайте над тим, як можна максимально
ефективно використати час відрядження. Чи зможете ви в дорозі попрацювати над
паперами або ж почитати цікавий журнал, книжку, які ви давно збиралися
прочитати? Чи є у місті, країні, куди ви збираєтеся інші ділові партнери, з
якими ви можете зустрітися під час обіду і переговорити про питання, що вас
цікавлять? Розглядайте ваше відрядження як можливість більше дізнатися і про
бізнес, і про місце, де ви будете жити. Можливо, в цей час буде проходити
цікавий семінар, виставка, пов'язані з вашою сферою діяльності; можливо, вам
пощастить потрапити на концерт відомих артистів, які приїхали на гастролі, або
ж побувати в музеї, експозиції якого широковідомі.
- У
вашому діловому щоденнику поруч з переліком запланованих зустрічей та інших
заходів залиште вільне місце для того, щоб заносити деталі, замітки, конкретні
дані, які вам допоможуть при складанні звіту після повернення додому та при
подальшій роботі над проектом. (Не забудьте, що листи-подяки,
матеріали, обіцяні вами діловому партнеру, а також перелік питань, які виникли
у процесі обговорення результатів вашої поїздки, мають бути відправлені не
пізніше семи днів після вашого повернення.)
- Тверезо оцініть можливості вашого гаманця, як і визначений
вашою фірмою бюджет для відрядження, до початку поїздки. Чітко визначте, що
дозволяють ваші фінанси і на що ви можете розраховувати. Дізнайтеся точно,
скільки і на що ви можете витрачати із грошей компанії і за що ви повинні
сплачувати із власної кишені. Знаючи свої фінансові можливості (якими б вони не
були), ви будете почувати себе впевненіше, тому що зможете застерегти себе від
непродуманих витрат.
- Приготуйте підходящий подарунок для вашого ділового
партнера, який, можливо, не є обов'язковим, але за наявності, безумовно, стане
дружнім жестом щодо вашого колеги. До того ж, завжди є час та обставини, за
яких вручення подарунка є вчасним та підходящим. Очевидно, що перед тим, як
думати про подарунок, необхідно чітко знати існуючі відповідні правила
компанії, фірми чи установи, до якої ви їдете. Особливо і насамперед це
стосується подарунків вашому клієнту або бізнесмену, у якого ваша фірма планує
купити певний товар. Якщо ви знаєте людину, якій плануєте зробити подарунок
(наявність дітей, смаки, хобі і т. ін.), вам буде легше зробити правильний
вибір. Діловий етикет не визначає точного часу вручення подарунка. Ви можете це
зробити на початку візиту — як вираження подяки наперед, або ж у кінці — як
знак оцінки гостинності з боку господарів. Якщо корпоративна політика вашої
фірми дозволяє, ви можете, для вираження вашої вдячності, запросити вашого
господаря/господарів на обід, спортивні змагання чи на масове видовище (не
забудьте дізнатися про відповідні правила та обмеження, що існують в компанії,
куди ви їдете, щоб не поставити хазяїв у незручне становище).
ділова
поїздка відрядження етикет
1.2 Багаж, який полегшить вашу поїздку
Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила:
брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібних
матеріалів, документів, мобільного телефону та персонального комп'ютера вам
необхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.
Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.
Для того, щоб вирішити, що складати, вам необхідно знати:
1. Якою буде (очікується; як правило, буває у цей час) погода
там, куди ви їдете.
Знайти відповідь допоможуть не тільки телебачення та газети,
а й Інтернет. Дізнайтеся про погоду не тільки у місці призначення, а й у
пунктах зупинок, пересадок на той випадок, якщо вам доведеться затриматися там.
2. Що ви будете робити, у яких заходах вам доведеться/ви
плануєте брати участь.
Чим конкретніші ваші плани, тим легше ви можете
підготуватися, підібравши відповідний, необхідний одяг. Чи запланований обід з
представниками фірми, до якої ви їдете? Чи доведеться вам багато ходити? Чи
збирається ви відпочивати у бадейні, займатися у тренажерному залі готелю?
Ті, хто часто подорожує, як правило, мають список основних
речей, які постійно є в їхньому багажі. Так само відпрацьований і порядок
пакування речей, який визначає, що складається у валізу, а що у ручний багаж.
Досвід багатьох бізнесменів, яким доводиться часто подорожувати, свідчить, що у
сумці чи невеликій валізі, яку ви берете з собою у салон літака, варто
мати:
-
необхідні документи: паспорт (з візою за потреби), імена та контактні номери
ваших ділових партнерів, квитки;
- гроші та дорожні чеки;
- робочі матеріали та документи, бізнес-картки;
- наочні матеріали для виступу: слайди, фотографії і т. ін.;
- ліки, якими ви користуєтесь;
- коштовні речі;
- косметичний набір/набір для гоління, інші речі, необхідні
для догляду за собою;
- темні окуляри;
- додаткова пара шкарпеток, колгот та білизни;
- змінний одяг.
Склавши перелічені речі у ручний багаж, ви будете мати
можливість підтримувати свій зовнішній вигляд у належному стані, а також при
затримці чи втраті вашого багажу зможете нормально працювати (маючи гроші,
робочі документи та на перший час одяг на зміну).
У діловій поїздці вам зрозуміло хочеться відчувати себе
комфортно. Водночас ваш одяг має відображати ваш професійний статус, положення.
Підбираючи одяг, пам'ятайте про корпоративну політику вашої фірми та компанії,
куди ви їдете, а також виходьте із характеру та цілей поїздки. У будь-якому
разі краще робити вибір на користь професійного іміджу.
Навіть, коли ви у дорозі і, очевидно, не плануєте зустрітися
з вашими діловими партнерами, не варто бути одягнутим по-домашньому, не
по-діловому. Ви ніколи не знаєте, кого і де ви можете зустріти — потенційного
клієнта чи члена ради директорів фірми-партнера. Також вам не відомо, що може
статися в дорозі: раптом вам доведеться телефонувати вашому діловому партнеру з
проханням зустріти вас в аеропорту чи на вокзалі, або ж ваш багаж загубиться в
дорозі.
У відрядження беріть одяг, який добре витримує подорожі:
легкі (не важкі) речі, що мінімально або ж зовсім не мнуться. Віддавайте
перевагу практичним, простим предметам, які можна легко і вигідно комбінувати.
Подумайте про вечірні заходи: чи буде вам потрібне вечірнє
вбрання? Також не забудьте про можливість використати басейн та тренажерний
зал, що є у вашому готелі, і візьміть необхідні для цього речі.
Складаючи кожний окремий наряд, продумайте і візьміть усі
необхідні частини ансамблю та аксесуари — пасок, підходящу краватку, шкарпетки,
взуття. Спробуйте обмежити набір прикрас основними, базовими предметами, які
пасують до кількох нарядів. Особливу увагу приділіть взуттю, воно має бути
зручним та охайним.
Якщо під час відрядження ви плануєте відвідати кілька міст
(наприклад, три міста за чотири дні), не забувайте, що люди в місті А не
знають, що ви носили вчора, перебуваючи в місті Б. Виходячи з цього, ви можете
підібрати свій одяг, максимально обмеживши кількість предметів, і за
необхідності здавати речі у чистку або для прання.
2. Етикет у дорозі
У ситуаціях, коли практично незнайомі люди змушені збиратися у
відносно невеликому місці та проводити разом досить довгий! час, правила
хорошого тону певною мірою стають "навичками для виживання". Наведені
нижче правила дорожнього етикету допоможуть полегшити ваші мандри та зробити їх
максимально приємними:
-
Будьте уважні та ввічливі до людей, з якими ви зустрічаєтеся в дорозі. Це стосується
усіх без винятку — водія таксі; особи, яка перевіряє ваш квиток; стюардів та
стюардес, а також пасажирів, з якими вам доведеться зіткнутися під час вашої
подорожі. Ви не знаєте, чия допомога вам знадобиться у наступну хвилину, з ким
вам доведеться провести найближчий час. Ставтеся до всіх так, як ви поставилися б
до свого клієнта чи ділового партнера.
- Вмійте потурбуватися про себе.
Якщо для нормального функціонування вам необхідно пити каву, самі
подбайте про себе, наповнивши дорожній термос відповідно приготовленим напоєм.
Якщо у вас кашель, візьміть із собою необхідні ліки, щоб у польоті не мучитися
і не дошкуляти оточуючим.
- Посміхайтеся.
При зустрічі дивіться людям в очі, особливо тим, хто сидить
поруч. Привітайтеся з сусідами, кивнувши та сказавши "Добрий день".
Ви не повинні вести з ними розмову, якщо вам не хочеться цього робити. Однак
ввічливим буде продемонструвати (особливо в такому обмеженому просторі), що ви
усвідомлюєте та адекватно сприймаєте їхню присутність.
- Дотримуйтесь існуючих правил та вимог.
Застібайте свій ремінь та залишайтеся на місці, коли
світяться відповідні символи. Не намагайтеся "покращити" свій поганий
настрій за рахунок людей, які вас обслуговують у дорозі.
- Не будьте базікою.
Якщо ситуація дозволяє, ведіть ввічливу розмову з вашими
сусідами, але не торохкотіть без упину тоді, коли хтось очевидно намагається
попрацювати з паперами, почитати чи просто заснути.
- Реально оцінюйте розміри місця, відведеного для вас.
Намагайтеся не забирати простір, відведений для вашого сусіда
(тримайте ваші лікті, ноги та власні речі при собі), поважайте "життєвий
простір" кожного пасажира. Уникайте штовханини, коли заходите, виходите
або проходите по літаку чи коридору поїзда. Кладучи свій ручний багаж у
відведене місце, впевніться, що воно розташоване над вашим, а не чужим місцем.
Перекладати, зсовувати чужий багаж з належного йому місця для того, що краще
розмістити власні речі — невиховано і грубо. Не забувайте про пасажирів, що
сидять перед вами: не штовхайте спинку їхнього сидіння, не вішайте на неї свій
одяг, плед і т. ін. Вмикаючи світло, посилюючи потік повітря у вашу сторону,
відкриваючи/закриваючи завіски на вікнах, переконайтеся, що ваші дії не
заважають вашим сусідам. Якщо пасажир на сусідньому місці п'є або їсть, а ви
зібралися прогулятися по літаку, зачекайте, поки посуд та склянки не будуть
прибрані.
- Добре подумайте перед тим, як вживати в дорозі алкогольні
напої. Уявіть, яке враження ви можете справити на вашого ділового
партнера, який приїде зустрічати вас в аеропорту. Організм багатьох людей
погано реагує на алкоголь, випитий на висоті, а перше враження вашого клієнта
про вас може стати останнім.
- Будьте тактовні і оптимістично настроєні.
Не говоріть дуже гучно, не робіть грубих, нетактовних
зауважень щодо зовнішності, поведінки і т. ін. інших пасажирів. Уникайте розмов
про дорожні катастрофи, аварії, природні катаклізми та на інші подібні
непідходящі теми. Не треба також обговорювати вашу роботу, діяльність фірми чи
компанії, яку представляєте, — ви ніколи не знаєте, хто вас може почути.
- Не забувайте про конфіденційність.
Зважте усі "за" і "проти" перед тим, як
почати працювати на своєму лептопі або з конфіденційними документами вашої
компанії — ви не знаєте, хто дивиться через ваше плече. (Вирішивши попрацювати
на лептопі, не забудьте запитати ваших сусідів, чи не будете ви їм заважати.)
-
Будьте терплячі та чекайте, поки підійде ваша черга.
Заходячи
у літак; виходячи з нього; чекаючи, поки вам подадуть напої чи їжу або ж принесуть
плед та журнал, дотримуйтесь встановленого порядку або черги. Зрозуміло, якщо
ви маєте відповідне право або ж вам важко пересуватися, ви можете першим пройти
у літак (вийти з нього) чи скористатися допомогою персоналу. Чекайте також,
коли підійде ваша черга отримати багаж або сісти у таксі. Штовхатися зовсім не
красиво і не ввічливо. (Якщо ви маєте можливість, допоможіть людині, яка
"воює" зі своїм багажем або ж просто потребує допомоги, як наприклад,
мама з немовлям.)
- Вкладайте у свої прохання та вимоги здоровий глузд.
Подорожі — "швидкий бізнес", він спрямований на
швидке обслуговування пасажирів, які саме тому меншою мірою сприймаються як
окремі особи, а розглядаються як змінювані, непостійні члени відповідної групи
подорожуючих у певному напрямку. Виходячи з цих умов нерозумно у більшості
випадків очікувати на індивідуальне, спеціалізоване обслуговування. Ви можете,
наприклад, замовити собі спеціальну вегетаріанську їжу на час польоту, але саме
ви повинні сказати про це своє бажання агенту туристичної фірми, де купуєте
квиток, і ви маєте нагадати про це стюарду/стюардесі, який(а) вас обслуговує в
дорозі. Навіть зробивши відповідне замовлення, будьте готові до того, що: 1) за
невідомих причин вегетаріанська їжа не була завантажена у літак; 2) те блюдо,
яке вам подали, незвичне, незнайоме вам, і у вас немає бажання його пробувати.
В обох випадках ви повинні вирішити, чи будете ви їсти запропоноване вам, чи
лишитесь голодним. Також не забувайте, що клас, яким ви подорожуєте, обумовлює
рівень обслуговування і, виходячи з цього, намагайтеся максимально
пристосуватися до умов вашої поїздки.
2.1 Що робити, коли в дорозі виникають проблеми?
Пропущені пересадки. Незаплановані затримки. Хвороба далеко
від дому. Пошкоджене обладнання. Загублений багаж. Список проблем, які
виникають під час поїздки, на жаль, можна продовжувати.
Кожне відрядження своєрідне, та будь-яке вимагає постійної
тактовності і ввічливості. Не варто забувати, що серед нових людей, яких ви
зустрічаєте в дорозі, можуть бути ваші потенційні клієнти, партнери або
співробітники. Хороші манери мають "подорожувати" з вами. Названі
нижче поради допоможуть вам вирішувати питання та проблеми, що можуть виникнути
в дорозі.
- Будьте ввічливі.
Незважаючи на те, з ким ви спілкуєтесь або як сильно ви
втомлені, роздратовані чи розчаровані, завжди використовуйте відомі ще з
дитинства "Добрий день", "Дякую", "Будь ласка".
Ці слова не тільки продемонструють ваше поважливе ставлення до співрозмовника,
але й зможуть певною мірою заспокоїти вас (адже подібні слова навіть у
несприятливій ситуації ви будете (спробуєте) вимовляти ввічливим, привітним
тоном).
-
Намагайтеся не втрачати спокою.
Можливо
і зрозуміло, що ви розсердитеся, дізнавшись про проблеми, які виникли під час
вашої поїздки. Та проявляти свій гнів — невиховано і грубо. Люди розуміють, що
ви розстроєні і сердиті, якщо не потрапили на свій рейс або ж ваші речі
пропали. Тому не треба, пояснюючи ситуацію, виплескувати на оточуючих негативні
емоції, які переповнюють вас. Ви ніколи не знаєте, хто є свідком прояву вашого
гніву, і, навіть якщо ви отримаєте те, чого вимагаєте, ваша професійна
репутація може значно постраждати. Взагалі ж практика свідчить, що дуже часто,
проявляючи негативні емоції, пасажир тим самим зменшує імовірність того, що він
взагалі отримає допомогу. (Така роздратована людина можете стати 20-м
пасажиром, який за день підвищив голос на представника авіакомпанії, і той,
спілкуючись саме з цією особою, нарешті втратить витримку та бажання
допомогти.)
- Шукайте та використовуйте альтернативні варіанти.
За можливості ввічливо і спокійно поясніть свою проблему, а
також скажіть, яким ви бачите її вирішення. Запитайте, що конкретно можна
зробити і з гнучкістю сприйміть запропоновані рішення. Виходьте із того, що є
вашим пріоритетом у даний конкретний момент. Так, при затримці вашого багажу,
що для вас стане головним: будь-що отримати свої речі чи вчасно попасти у пункт
призначення і зустрітися, як було заплановано, з клієнтом? Можливо, у
запропонованому варіанті вирішення ситуації, що склалася, ваш маршрут буде не
найкоротшим, але при цьому ви все одно встигнете на переговори вчасно.
- Залишайтеся сфокусованим на поставлених цілях.
Коли прибудете до місця призначення, те, як ви туди
дістались, не матиме особливого значення — головне, що ви на місці вчасно, а
отже, ви здатні виконати ділову частину вашої поїздки. Намагайтеся у кожному
відрядженні добиватися успіху, незважаючи на всі можливі труднощі та
несприятливі обставини.
- Використовуйте власний досвід.
Зрозуміло, що під час ділових поїздок важко уникнути помилок,
але ви можете зменшити їх вірогідність за допомогою ретельного планування з
урахуванням вашого досвіду, отриманого у попередніх відрядженнях. Навіть
невдалі поїздки можуть дати вам корисний урок на майбутнє.
3. Готуємося до відрядження за кордон
Можливо, ваша робота передбачає поїздки за кордон. Збираючись
у дорогу, не забувайте, що без відповідної підготовки перебування у чужій
країні може стати часом помилок у сфері етикету. Це не було б так страшно, якби
ви перебували у країні як приватна особа. У діловій поїздці ви представляєте не
тільки себе, але, і насамперед, свою фірму, компанію, тому кожна можлива
помилка у поведінці, жестах та міміці при звертанні до вашого зарубіжного
партнера і т. ін. наносить подвійну шкоду. Тому збираючись за кордон,
впевніться, що знаєте, якими є у країні вашого відрядження:
- прийнятний діловий одяг;
- правила користування та вручення візитних і ділових карток;
- форми звертання та офіційного адресування;
- прийнятні форми вітання (рукостискання — яке воно?, кивання
головою, поклони і т. ін.);
- правила ведення неформальної бесіди;
- принципи та правила ведення ділових переговорів;
- робочі дні та години;
- необхідний, прийнятний за місцевими традиціями час для
встановлення ділових взаємовідносин;
- роль подружжя у ділових відносинах;
- корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини
"колега — колега", "підлеглий — начальник",
"представник фірми — клієнт"; норми відносин між колегами різної
статі і т. ін.);
- традиції вручення та прийняття подарунків;
- прийнятні жести, міміка, пози;
- традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;
- традиції щодо проголошення тостів;
-
традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;
- прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;
- свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження не
збігається з національними або релігійними святами);
- основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.
Як видно, ділова поїздка передбачає наявність широких знань
із багатьох питань (не беручи до уваги професійний аспект). Якщо це ваше перше
відрядження і до того ж, у країну, культура і традиції якої значно
відрізняються від вашої, можливими та зрозумілими будуть помилки у сфері
етикету. У такій ситуації головне не втрачати впевненості у собі, самоповаги та
почуття гумору. Дайте зрозуміти людям, які вас оточують, що ви не знаєте
всього, що стосується традицій та звичок у їхній країні, а тому з готовністю
сприймете поради та зауваження, що допоможуть вам легше і швидше адаптуватися
до нових незвичних умов.
Заздалегідь дізнавшись про специфіку країни, куди ви
збираєтеся, а також про корпоративну культуру фірми, де доведеться працювати,
ви збережете багато часу і, до того ж, будете почувати себе значно впевненіше
та комфортніше. Це дасть вам можливість повністю сконцентруватися на роботі і
проявити свої найкращі професійні якості.
Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тільки
працювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете не
тільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певні
традиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали.
Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і в
туристичній поїздках:
- 3' ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення перед
вашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час перед
відправленням для того, щоб "відійти" від усіх можливих побічних
ефектів.
- Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародного
зразка).
- Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь.
Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам об'єктів (готель, представництво
компанії і т. ін.).
- Ознайомтеся з доступною інформацією про місце свого
відрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все,
що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди,
фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати ваші
колеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщо
можливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашого
відрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.
- Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію:
повна офіційна назва (наприклад, Мексика офіційно — це Мексиканські Сполучені
Штати, Німеччина — Федеративна Республіка Німеччини); існуюча форма державного
правління; назва столиці; ім'я вищої посадової особи держави; основні сфери
виробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основні
географічні об'єкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні пам'ятки історії
та культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів і
т. ін.); національний вид спорту.
-
Якомога повніше вивчіть та пізнайте культуру країни, регіону, де проходитиме
ваше відрядження. (Нічого не знати про місце, куди їдеш — невігластво та
безумовний вияв неповаги). Важливо усвідомлювати, що культури вашої країни і
країни відрядження — різні. Тому, кажучи про традиції, звичаї і т. ін., з якими
ви зіткнетесь під час поїздки, не варто вживати слова "погано",
"добре", "правильно", "неправильно", адже від
вашої позитивної чи негативної оцінки існуючих культурних реалій вони не зміняться,
а й надалі залишатимуться такими, якими вони є. Враховуйте, що різні регіони
країни можуть відрізнятися у культурному відношенні, а також не поспішайте
робити узагальнюючих висновків на основі кількох фактів.
- Важливо починати знайомитися з культурними особливостями,
місцевими традиціями та звичаями країни, регіону вашого відрядження якомога
раніше, бажано зразу після прийняття принципового рішення про поїздку. Не треба
розраховувати на те, що ви зможете вивчити правила та норми поведінки, які
діють у новому для вас середовищі, протягом перших годин перебування в країні.
Це не можливо. До того ж, навіть за такий короткий проміжок часу ви,
спілкуючись з партнерами чи клієнтами — місцевими жителями, можете зробити
багато серйозних помилок у сфері етикету. Ваша неадекватна поведінка може
завдати невиправної шкоди вашому іміджу культурної, вихованої людини, що, як
результат, нанесе удар по вашому бізнесу.
Перебуваючи в Ісландії у справах своєї компанії, Олег Антоненко
для встановлення дружніх стосунків з партнерами та створення сприятливих умов
для укладання вигідного контракту запросив їх на обід. Все пройшло чудово, і
Олег відчував, що завтра всі необхідні документи будуть підписані. Це відчуття
тривало до того, аж поки він, сплативши за рахунком, не дав надзвичайно щедрих
чайових. Реакція його місцевих партнерів була однозначно несхвальною: практика
чайових не прийнятна, і тому не поширена, в Ісландії. Наступного дня Олег
відчув нове, прохолодне, ставлення партнерів до себе, підписання ж контракту
почало затягуватися.
- Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження,
спробуйте вивчити декілька ключових виразів — привітання, прощання, подяки,
побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країни
та людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вам
швидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Як
правило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говорити
їхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто не
буде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайте
про важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, міміки
та пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.
- Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого
відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші
заходи, пам'ятайте про існуючі традиції — у деяких країнах запізнення
розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою
надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом
хороших манер.
Під час свого відрядження в Аргентину, Антон Нечитайло був
запрошений на обід зі своїми партнерами з місцевої фірми. Намагаючись створити
найкраще враження, Антон прийшов у банкетний зал за 10 хвилин до зазначеного
часу. Здивований відсутністю інших запрошених, він знервовано ходив по залу.
Коли ж через 40 хвилин прибули організатор вечора та інші гості, Антон поспішив
їм назустріч зі словами привітання. Не знаючи, що в Аргентині прихід на той чи
інший захід із запізненням — давній звичай, він поставив себе у невигідне
становище, сказавши організатору обіду: "Схоже, що тільки я маю точний
годинник".
- Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни
вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після
вибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яка
здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.
Ніколи
не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої
валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити,
що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на
таксі та телефонний дзвінок.
- Дізнайтеся, що є прийнятним, а що — поганим подарунком у
країні відрядження.
Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера,
не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви
збираєтесь. Так, міцні алкогольні напої, свинина вважаються неприйнятними для
мусульман. В Індії, де корова є священним створінням, необхідно уникати
подарунків, зроблених зі шкіри, кісток і т. ін. тварини.
Колір подарунка часто може мати спеціальне значення у тій чи
іншій країні. Так, в Італії, Франції та Бельгії білі хризантеми — квіти, що, як
правило, приносять на похорони; у Німеччині на похорони приносять, крім білих,
і жовті хризантеми. У Бразилії колір смерті — фіолетовий. У Японії уникайте
подарунків та обгорток для них червоного, чорного та білого кольорів, які є тут
кольорами, що супроводжують похорони. У Сінгапурі та Китаї червоний колір
вважається щасливим, а білий — кольором смерті.
Беріть до уваги кількість предметів, які входять до
подарунка. У деяких країнах певні числа мають особливі значення. Так, у Японії,
Китаї, Сінгапурі не варто вручати подарунок, що складається з чотирьох
предметів (наприклад, чотири келихи для вина або пива). У багатьох країнах
світу 13 — нещасливе число. У Європі негативне враження справляє подарунок,
який складається з 12 предметів і тому сприймається як куплений дешево
("дешевше не по одному, а дюжиною").
Часто нейтральний подарунок може виявитися абсолютно не
підходящим. Так, квіти, що широко визнаються як один із найбільш універсальних
подарунків, у Єгипті приносять лише хворим. В Японії їх також приносять у
ситуаціях, пов'язаних з хворобою або смертю.
4. Вдале завершення ділової поїздки
Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження,
повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо ви
раніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний час
зразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тільки
він) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отримати
повний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєте
бути готові.
Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язану
з вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:
- Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим,
які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки ви
вели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отримали
під час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткіше
сформулювати висновки та пропозиції.
- Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодо
правил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильність
вашої мови.
- Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашою
поїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо,
отримали від своїх партнерів.
- Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, у
яких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідності
відправити їх якнайшвидше.
-
Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте
інформативні довідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете
використати цей список при підготовці листів-подяк, а за відповідних умов —
для відправки невеликих підходящих подарунків.
- Свій робочий графік після повернення з поїздки складіть
таким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів,
пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готові
відповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершенню
справ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.
- Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими ви
працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і
т. ін., будьте максимально позитивні. У разі, коли під час поїздки виникли
проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення
ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.
- Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивному
вирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багато
означає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливість
проявити себе.
5. У вас у гостях діловий партнер-співвітчизник
Приймаючи в гостях свого бізнес-партнера, клієнта чи просто
ділового знайомого, робіть усе можливе для того, щоб його поїздка була якомога
приємнішою. Якщо політика вашої компанії чи фірми передбачає оплату гостям
подорожі, але покладає на них планування свого перебування, повідомте про це
своїх майбутніх гостей та запропонуйте усю можливу допомогу. Якщо політика
вашої компанії дозволяє вам планувати перебування ваших гостей, з'ясуйте (не
наполягаючи на цьому), чи бажають ваші гості скласти власний план поїздки або ж
розраховують у цьому на вас. Як правило, більшість гостей віддає перевагу
самостійному плануванню. У будь-якому разі чітко визначте існуючу політику
своєї компанії щодо цього питання.
Немало гостей готові віддати вам ініціативу у плануванні
їхньої поїздки. У такому разі якомога раніше з'ясуйте їх побажання щодо
поселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, вам доведеться
займатися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми,
дізнайтеся, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту.
Якщо ваша фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх про
необхідність зберегти усі необхідні для цього документи.
Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселенням
та розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання переліку
необхідної та корисної інформації.
Цей перелік включатиме:
- інформацію про політ до місця призначення та зворотний
політ: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпанії
та її телефонні номери;
- інформацію про наземний транспорт: підтвердження замовлення
на машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;
- інформацію про поселення: назву готелю, у якому
заброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;
- список запланованих зустрічей;
- інформацію про організацію харчування та замовлення столів
на ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);
- коротку інформацію про бізнесменів, з якими будуть
проходити зустрічі та переговори;
-
контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна
зв'язатися.
При складанні програми візиту ваших гостей зверніть увагу на
такі моменти:
- За можливості заплануйте прибуття гостя (гостей)
напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усі
зустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливість
максимально повно відновити свої сили після дороги.
- Намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей,
включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гості
цілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них ранню
вечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарешті
пізній прийом.
- Як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидше
відправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали час
для остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете ще
раз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, за
необхідності внести певні зміни.
Коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, ваші
обов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу про
нього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого це
означає:
- підтвердження домовленостей і^;одо способу транспортування
гостя з готелю до офісу фірми і назад;
- надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу та
від нього (у разі, коли ваш гість сам водить машину);
- зустріч гостя при вході та супроводження його до залу
переговорів;
- забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;
- подяку гостеві за те, що він приїхав;
- уважне слухання його виступу та зауважень;
- надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня.
Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву між
пізніми-денними засіданнями та вечерею.
Якщо ви — гість, ваші обов'язки не такі широкі та складні. У
будь-якому разі неодмінно висловлюйте вдячність за турботу та увагу, надані вам
господарями. Усі свої зауваження і можливе певне незадоволення тримайте при
собі. Наприкінці вашого візиту ще раз подякуйте вашому господарю (вашим
господарям) за все, що вони зробили для вас. Після повернення додому надішліть
на адресу фірми, компанії, яка вас приймала, лист-подяку.
6. Як вдало прийняти зарубіжного гостя
Нині більше ніж раніше ми працюємо із зарубіжними партнерами.
Цей процес передбачає не тільки наші поїздки за кордон, але і візити до нас
бізнесменів із багатьох країн світу. Тому надзвичайно важливим є розуміння і
правильне сприймання поведінки представників інших культур. Так, важко
очікувати від бізнесмена з Азії при зустрічі з вами прямого погляду в очі, що є
обов'язковим виявом поваги, уваги, відкритості в європейській, північно- та
південноамериканській, а також австралійській ділових культурах. Для жителя
Азії саме непрямий, відведений погляд є виразом поваги до співрозмовника. Отож,
при зустрічі та співпраці з представниками інших країн запорукою успіху стає
розуміння та повага своєрідності їх культурних традицій та звичаїв.
Для
того, щоб допомогти зарубіжному гостю не відчувати себе стороннім, чужим у
незвичних умовах незнайомої країни, необхідно:
- Ознайомитися з основними фактами історії, культурними
особливостями та традиціями країни вашого зарубіжного гостя.
Простіше кажучи, вам треба знати та розуміти, звідки приїхав
ваш гість. Уявіть собі ситуацію, коли під час вашої зарубіжної поїздки вас
почнуть запитувати про життя донських козаків, і ви зможете зрозуміти,
наскільки важливо знати країну зарубіжного ділового партнера. Ви повинні також
бути у курсі поточних подій, що відбуваються в країні гостя.
Іван Гнатюк зустрів свого ділового партнера — канадця з
Монреаля, який прилетів на переговори. По дорозі з аеропорту Іван, за нормами
ділового етикету, розпочав неформальну бесіду, задавши питання: "Я знаю,
що Канада дуже схожа на США, то які американські поп-артисти найбільш популярні
у вас в Монреалі?" Іван забув (чи не знав), що канадці дуже гостро і
негативно реагують на зауваження щодо схожості їх країни на південного сусіда:
на їх думку, це свідчить про невизнання канадської своєрідності та
самобутності. До того ж, франкомовна провінція Квебек, де розташований Монреаль,
історично тісно пов'язана з Францією (мовою, традиціями, звичаями, культурою, в
тому числі і музикою), і її жителі усіма способами намагаються демонструвати і
підкреслювати свою особливість і своєрідність навіть у відносинах зі своїми
співвітчизниками, які проживають в англомовних провінціях та територіях країни.
- Знати та правильно використовувати прийняті форми
привітання та відповідні титули. Дуже простий жест —
правильне, поважливе звертання до вашого зарубіжного гостя зразу продемонструє
ваш професіоналізм, а також буде виявом вашої поваги як до конкретної особи,
так і до культури його країни.
Павло Науменко зустрів в аеропорту партнера своєї фірми —
жителя Гонконгу. Він упевнено привітав гостя низькими поклонами, що протягом
кількох днів тренував вдома. Гість здивовано спостерігав за діями Павла:
китайські бізнесмени вітаються, потискаючи один одному руку. Поклони як форма
привітання традиційно використовуються в Японії.
- Знати та поважати традиції і звичаї країни вашого гостя,
пов'язані із вживанням їжі та напоїв.
Враховуйте, коли прийнято снідати, обідати, вечеряти у країні
ваших гостей. Так, у Греції та Єгипті ланч, як правило, починається о 14.00.
Для Іспанії, Мексики звичний час для початку ланчу — 13.30. У США, Португалії,
Франції — 12.00—12.30. Ланчі, як правило, тривають від однієї до двох годин.
Вечірні обіди також починаються у різний час: у США — з 18.00 до 19.00; у
Франції — о 20.00 і пізніше; у Мексиці — о 20.30 чи 21.00; в Італії — о 20.00.
Важливо також враховувати існуючі у кожній країні звичаї щодо
обговорення ділових питань під час сніданку, ланчу чи вечірнього обіду. Так,
ділові сніданки можна вважати найменш поширеними серед ділових їж у різних
країнах світу (вважається, що найбільш популярні вони у США). Ділові вечірні обіди
не прийняті у Португалії, Франції. Без сумніву, ділові ланчі — найбільш
поширена в усьому світі форма ділової їжі. Щоправда, в деяких країнах
бізнесмени, практично, не використовують час їжі для обговорення ділових
питань. Так, у Франції ділові люди інколи говорять, що "бізнес
обговорюється між грушами та сиром", маючи на увазі, що для ділових питань
відводиться короткий проміжок часу наприкінці їжі.
Якщо зарубіжний гість виявив інтерес до кухні вашого рідного
краю і бажає спробувати різні місцеві блюда, підіть йому на зустріч; але ні в
якому разі не підштовхуйте його до вживання незнайомої та незвичної їжі. Також
дуже уважно ставтеся до можливих існуючих обмежень у вживанні певних продуктів:
мусульмани не їдять свинину; індуси — яловичину. Ознайомтеся з культурними
традиціями вашого гостя і щодо вживання алкогольних напоїв.
-
Завжди зустрічати гостя в аеропорту (або забезпечувати зустріч
вашим співробітником).
Коли до вас приїжджає
діловий партнер-співвітчизник, зустріч його в аеропорту бажана,ю але не обов’язкова.
У ситуації із зарубіжним гостем зустріч в аеропорту – особливо важливий крок
щодо виявлення поваги до представника іншої культури. Уявіть собі, наскільки
комфортніше та впевненіше ви почуватимете себе на початку закордонного
відрядження, коли знатимете, що вас будуть зустрічати прямо в аеропорту вашого
місця призначення.
- Забезпечити наявність квітів, фруктів або солодощів у
готельному номері, де проживатиме ваш зарубіжний гість.
Це дуже люб'язний жест, який допоможе гостю відчути щирість
ваших привітань. Якщо ж надані гостю фрукти, солодощі або квіти відповідатимуть
персональному смаку гостя, такий варіант буде ідеальним. Замовляючи квіти для
готельного номера гостя не забувайте про те, що у деяких країнах різні квіти
або їх колір можуть мати особливе, специфічне значення.
Сергій Ревень був запрошений на обід до свого мексиканського
колеги додому. Бажаючи бути чемним гостем, Сергій купив чудовий букет жовтих
гербер для господині. Вручаючи квіти, він помітив, що настрій господині різко
змінився з радісного на сумний, та і всі присутні стали тихими й невеселими.
Сергій не знав, що у Мексиці жовтий колір асоціюється зі смертю.
- Забезпечити засіб пересування гостя на весь час його
перебування. Можливо, найприйнятнішим варіантом є надання
вашому гостю машини з водієм. У такий спосіб ваш діловий партнер зможе спокійно
знайомитися з пам'ятками архітектури та мистецтва, за бажанням їздити у
магазини без вашої присутності.
- Підготувати цікаву програму вечірніх заходів для гостя.
Ваш зарубіжний партнер/клієнт, очевидно, захоче отримати
якомога більше задоволення від знайомства з місцевою культурою. Не забувайте,
що багато речей, які сприймаються вами як само собою зрозумілі елементи
щоденного буття, наприклад, обід на борту корабля під час кількагодинного круїзу
по річці, можуть сприйматися вашим гостем як особлива і захоплююча подія. Якщо
ваш гість прибув з членами своєї сім'ї, організуйте для них підходящу програму.
- Показати гостю, як живуть українці.
За можливості запросіть гостя до себе додому. Ознайомте його
з матеріалами про ваше рідне місто, край. Якщо для вашого партнера це перший
приїзд, організуйте для нього екскурсію по місту. Намагайтеся допомогти
зарубіжному гостю краще зрозуміти українців, у тому числі і вас.
- 3 розумінням ставитися до можливих помилок у сфері етикету
з боку вашого зарубіжного гостя. Спокійно сприймайте
невідповідності у поведінці гостя, викликані різницею культур. У крайньому
випадку, коли дії гостя різко розходяться з існуючими у вашій культурі нормами,
ви можете (обов'язково у приватній обстановці) делікатно сказати йому про це і
пояснити існуючі правила.
Висновок
При
виконанні курсової роботи ми ознайомилися з:
-
плануванням та підготовкою до ділових поїздок;
-
етикетом у дорозі;
-
підготовкою до відрядженню за кордон;
-
тим, коли у гостях діловий партнер – співвітчизник, та зарубіжний гість.
Література
1.
Деловой протокол и этикет. — М., 1996.
2.
Деловой этикет. — К., 2001.
3.
Льюис РД. Деловые культуры в международном бизнесе. — М., 1999.
4.
Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч,
приёмов, презентаций. — Минск, 1994.
5.
Тимошенко Н.Л. Вітання та рекомендування // Політика і час. —
1998. — № 10. — С. 66—67.
6.
Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. — М.,
1994.
7.
Axtell Е. R. Gestures: The Do's and Taboos of Body Language
Around the World. — N.Y., 1998.
8.
Bell H.A., Williams G.G. Intercultural Business. — N.Y., 1999.
9.
Lichtenberg R. Work Would Be Great If It Weren't For The People:
Making Office Politics Work For You. — N.Y., 1998.
10. Morgan J. Debrett's New
Guide to Etiquette and Modern Manners. — London, 1996.
11. Morrison Т.,
Conaway W., Douress J. Doing Business Around the World. — Paramus, 1997.
12. Peterson B. Cultural
Intelligence: A Guide to Working with People from Other Cultures. — Yarmouth,
2004.
13. Sabath M. Business
Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. — Franklin Lakes,
1998.
14. Zheng S. Enhance Your
Image Quotient: Yo.ir Guide to Personal Branding. — Singapore, 2004.
|
